Hướng Dẫn Cách Đăng Ký Và Gia Hạn Chữ Ký Số Chuẩn Nhất

Chữ ký số không còn xa lạ với các doanh nghiệp, hỗ trợ các giao dịch điện tử với các trường hợp quá hạn thì cần làm thủ tục như thế nào? Hãy cùng Kế Toán Đại Tín Bình Dương giải đáp cụ thể thủ tục gia hạn chữ ký số nhé!

Bạn đã biết chữ ký số là gì chưa? Cách sử dụng chữ ký số như thế nào? Thủ tục gia hạn chữ ký số bao gồm những gì? Đây chắc hẳn là vấn đề được nhiều người quan tâm vậy hãy cùng Kế Toán Đại Tín Bình Dương tìm hiểu chi tiết các thủ tục cúng như hướng dẫn gia hạn chữ ký số trong bài viết sau đây.

Sơ lược về chữ ký số

Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số hay còn gọi là chữ ký điện tử (Token) được xem như một con dấu điện tử đại diện doanh nghiệp trong các hoạt động kinh doanh ( giao dịch ngân hàng điện tử, ký kết hợp đồng thương mại trực tuyến,..) và thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật (nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội) mà không cần đến tận nơi, ký thủ công các chứng từ, hồ sơ giấy truyền thống.

Hiện tại, các doanh nghiệp bắt đầu ưu tiên sử dụng chữ ký số do nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình trao đổi dữ liệu, tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực cũng như đảm bảo các giá trị pháp lý, dễ dàng lưu trữ.

Chuẩn bị hồ sơ

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số gồm:

+ Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh (giấy phép hoạt động) có đóng mộc treo.

+ Giấy đăng ký cấp chứng thư công cộng.

+ Bảo sao giấy chứng nhận đăng ký thuế.

+ Bản sao công chứng căn cước công dân (hộ chiếu) của người đại diện diện pháp luật (chủ doanh nghiệp).

Khi chữ ký số hết hạn, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gia hạn giống như hồ số đăng ký mới.

Thủ tục đăng ký chữ ký số

1. Lựa chọn đơn vị cung cấp chứng thực chữ ký số uy tín đáp ứng đầy đủ giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực do Bộ Thông tin & Truyền Thông cấp và đủ chứng thư do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp.

2. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và mua chữ ký số gửi cho Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

3. Sau khi tiếp nhận thông tin, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực sẽ gửi giấy xác nhận thông tin doanh nghiệp và giấy đăng ký cấp chứng thư công cộng.

4. Để hoàn tất thủ tục và hạn chế tình trạng bị khoá chữ ký số, doanh nghiệp cần tiếp tục gửi bộ hồ sơ về đơn vị chứng thực chữ ký số để nhận chữ ký số.

5. Doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đủ điều kiện bảo mật đối với chữ ký số theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Hướng dẫn sử dụng chữ ký số

Sau khi nhận chữ ký số dưới dạng USB ( Token) được bảo mật bằng mật khẩu thì người dùng chỉ cần cắm USB vào máy tính chọn chế đồ cài đặt tự động.

Sau khi hoàn tất, màn hình hiển thị đầy đủ thông tin giao diện chữ ký số lúc này bạn có thể thực hiện ký số trên tất cả văn bản ở mọi định dạng file.

Tất cả thông tin cá nhân, tổ chức đều được mã hoá sau đó sử dụng thêm lớp khoá cá nhân và một mã khoá công khai khi người dùng đăng nhập vào thiết bị để lấy chữ ký số giúp cho quá trình bảo mật nghiêm ngặt hơn.

Cách kiểm tra thời hạn và thực hiện thủ tục gia hạn

Tuỳ thuộc mục đích sử dụng và quy mô hoạt động mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn các đơn vị cung cấp chữ ký số như Viettel, FPT, BKAV, CK, Vina, Newtel, CA2, Safe - CA,...Và để không ảnh hưởng đến các hoạt động kinh doanh, giao dịch hành chính điện tử doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn thời hạn lưu hành. Hiện tại có 2 cách kiểm tra thời hạn sử dụng:

1. Kiểm tra trực tiếp trên trung tâm Thuế Việt Nam:

+ Truy cập đường dẫn link: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

+ Đăng nhập vào bằng tài khoản thuế của doanh nghiệp.

+ Tra cứu tờ khai, xem chứng thư số kiểm tra thời hạn phát hành chữ ký số. Nếu chữ ký số quá hạn sẽ có thông báo hiển thị nhắc nhở tình trạng.

2. Sử dụng phần mềm chữ ký số của nhà cung cấp: 

+ Cắm USB Token vào máy tính.

+ Dùng mã pin hay mật khẩu để đăng nhập vào thiết bị.

+ Chọn chế độ “cài đặt tự động” trong phần cài đặt thiết bị.

+ Xem thời hạn chữ ký số tại phần quản trị chứng thư số.

Để không gây ảnh hưởng đến các thủ tục trực tuyến khi quá hạn sử dụng chữ ký số bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm chữ ký số đã hết hạn, bản sao công chứng giấy phép kinh doanh, Căn cước công dân của người đại diện.

=> XEM NGAY: Thuế Môn Bài Là Gì? Các Mức Thuế, Thời Hạn Nộp Mới Nhất

Vậy là tất cả thông tin liên quan đến chữ ký số, hướng dẫn sử dụng cũng như các thủ tục để gia hạn chữ ký số đã được Kế Toán Đại Tín Bình Dương chia sẻ trong bài viết trên. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì hay cần tư vấn pháp lý thì đừng ngần ngại mà liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!